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Como Transformar tu oficina a paperless.

Alvaro Mendieta 9 de febrero del 2017 Generales No hay comentarios

Existe una mala costumbre del consumo exagerado de papel, sobre todo en oficinas donde alrededor de 8 horas por lo menos en 6 de ellas se está consumiendo gran cantidad de papel, y estamos conscientes que hay ciertos documentos que si requieren de tenerlos en físico más sin embargo podemos aplicar ciertos objetivos para reducir más del 60% el gasto de papel aplicando herramientas o sistemas que actualmente nos brinda la tecnología.

Tomando algunas medidas además de disminuir el impacto ambiental vas a poder ahorrar dinero de manera significativa reduciendo el gasto del papel, además de consumo de energía por impresoras y la recarga o compra de cartuchos.

Toma en cuenta los siguientes pasos:

* Desarrollar un plan activo de trabajo: en él se debe tomar en cuenta a todo el personal para capacitarlo y brindarle las herramientas necesarias. No es solo subir la información a la nube, debe existir una buena planificación, predisposición y compromiso por todos los empleados de la empresa.

* Elige un sistema de negocios paperless: actualmente en el mercado existen muchos más sin embargo debes elegir el que más se adapte a tus necesidades toma en cuenta que te brinde herramientas y se encuentre homologado bajo los nuevos requerimientos de los entes reguladores. Por ejemplo, que tenga integrado el nuevo SII (Suministro inmediato de información).

* Digitalización de documentos: no es solo dejar de utilizar papel con nuevos documentos. gran parte de los documentos existentes deben ser digitalizados, utiliza scanner o aplicaciones que te permitan digitalizar los documentos para luego archivarlos.

* Comparte responsabilidades: cada departamento debe comprometerse con la causa y deberá hacerse cargo de digitalizar los archivos viejos.

* Analiza resultados: ya aplicado el sistema es importante tener una retroalimentación con los empleados de esta manera podrás tomar datos objetivos de su implementación, si está funcionando y como puede optimizar para un mejor rendimiento.

* Realiza seguimiento se debe tomar en cuenta supervisiones continuas del sistema y de la participación de los trabajadores por lo menos una vez al mes para evaluarlo. Si requieres más información sobre sistemas para oficinas paperless puedes visitar TBS expertos en este tipo de sistemas.

Alvaro Mendieta

Aficionado desde muy joven a todo lo relativo a temas de tecnología. Me gradué de ingeniera de programación aplicada y me he desarrollado en ese campo desde hace 10 años y sigo estando lo más posible actualizado en ello y vivo plenamente del gozo de poder brindar novedades a los demás.

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